|
Klik PLAY untuk Mendengarkan Berita
Getting your Trinity Audio player ready...
|
PALANGKA RAYA SEMAKIN KEREN – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) Kota Palangka Raya menerima kunjungan konsultasi dari Dinas Pendidikan Luar Kota Daerah (LKD) terkait pemusnahan arsip, penyerahan arsip, dan pengawasan kearsipan. Kegiatan yang berlangsung di Kantor Dispursip ini merupakan wujud kolaborasi antarinstansi dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip sesuai dengan standar dan peraturan yang berlaku.
Pengelolaan arsip yang baik merupakan aspek penting dalam tata kelola pemerintahan yang profesional dan akuntabel. Setiap instansi pemerintah memiliki kewajiban untuk mengelola arsip secara tertib, mulai dari penciptaan, penataan, penyimpanan, hingga penyusutan arsip melalui mekanisme pemusnahan atau penyerahan ke lembaga kearsipan.
Rombongan dari Dinas Pendidikan LKD yang dipimpin oleh pejabat struktural diterima langsung oleh Kepala Dispursip beserta staf pengelola kearsipan. Pertemuan konsultatif ini berlangsung dalam suasana hangat dan dialogis, di mana kedua belah pihak saling berbagi pengalaman dan mencari solusi terbaik terkait permasalahan kearsipan yang dihadapi.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Palangka Raya menyambut baik kunjungan konsultasi ini. Ia menyatakan bahwa Dispursip sebagai lembaga yang memiliki kewenangan dalam pembinaan kearsipan di tingkat kota siap memberikan asistensi teknis dan bimbingan kepada seluruh SKPD yang membutuhkan.
“Kami sangat terbuka untuk memberikan konsultasi dan bimbingan teknis kepada instansi manapun yang membutuhkan, baik dari dalam maupun luar daerah. Pengelolaan arsip yang baik adalah tanggung jawab bersama dan kami siap membantu memastikan setiap instansi mengelola arsipnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku,” ujar Kepala Dispursip.
Perwakilan dari Dinas Pendidikan LKD menyampaikan bahwa mereka memiliki sejumlah arsip yang sudah melewati masa retensi dan perlu dimusnahkan sesuai prosedur yang benar. Namun, mereka memerlukan panduan teknis dan pendampingan dari Dispursip untuk memastikan proses pemusnahan dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
Staf pengelola kearsipan Dispursip memberikan penjelasan detail tentang prosedur pemusnahan arsip yang harus dilalui. Proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan, tetapi harus melalui tahapan yang ketat, termasuk pembuatan daftar arsip yang akan dimusnahkan, verifikasi oleh tim penilai, persetujuan pimpinan instansi, dan pelaksanaan pemusnahan yang disaksikan oleh pihak-pihak yang berwenang.
“Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prosedur yang benar. Arsip yang akan dimusnahkan harus dipastikan sudah melewati masa retensi dan tidak memiliki nilai guna lagi. Kemudian harus ada berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang. Ini untuk memastikan akuntabilitas dan menghindari pemusnahan dokumen penting secara tidak sengaja,” jelas staf Dispursip.
Selain pemusnahan arsip, diskusi juga membahas tentang penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi untuk keperluan administrasi aktif tetapi memiliki nilai historis dan harus diserahkan ke lembaga kearsipan untuk disimpan secara permanen.
Dispursip menjelaskan bahwa penyerahan arsip statis juga harus melalui prosedur yang sistematis, termasuk pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan, verifikasi kondisi fisik dan kelengkapan arsip, serta serah terima resmi dengan berita acara. Arsip yang diserahkan akan disimpan dan dirawat oleh lembaga kearsipan untuk kepentingan penelitian dan sejarah.
Topik pengawasan kearsipan juga menjadi bahasan penting dalam pertemuan ini. Dispursip sebagai pembina kearsipan di tingkat kota memiliki kewenangan untuk melakukan pengawasan terhadap pengelolaan arsip di setiap instansi. Pengawasan dilakukan untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan kearsipan dan memberikan rekomendasi perbaikan jika ditemukan kekurangan.
“Pengawasan kearsipan bukan untuk mencari kesalahan, tetapi untuk membantu instansi agar pengelolaan arsipnya semakin baik. Kami akan melakukan kunjungan rutin, memberikan masukan, dan membantu mengatasi kendala yang dihadapi,” tegas Kepala Dispursip.
Perwakilan Dinas Pendidikan LKD menyampaikan apresiasi atas bimbingan yang diberikan oleh Dispursip. Mereka menyatakan bahwa penjelasan yang diterima sangat jelas dan membantu mereka memahami prosedur yang harus dilakukan. Mereka berkomitmen untuk menindaklanjuti dengan melakukan persiapan administrasi yang diperlukan.
Di akhir pertemuan, disepakati bahwa Dispursip akan melakukan kunjungan pendampingan langsung ke Dinas Pendidikan LKD untuk melakukan asesmen kondisi arsip dan memberikan bimbingan teknis lebih lanjut. Pendampingan ini penting untuk memastikan setiap tahapan dilakukan dengan benar dan sesuai standar.
Dispursip Kota Palangka Raya mengajak seluruh instansi pemerintah, baik di lingkungan Pemerintah Kota Palangka Raya maupun dari luar daerah, untuk tidak ragu berkonsultasi terkait pengelolaan arsip. Dispursip siap memberikan asistensi teknis, pelatihan, dan pendampingan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di setiap instansi.
Dengan pengelolaan arsip yang baik dan sesuai ketentuan, setiap instansi dapat memastikan dokumen penting terlindungi, mudah diakses ketika dibutuhkan, dan memiliki sistem penyusutan yang tertib. Hal ini akan mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang profesional, transparan, dan akuntabel.
